Como orçar o desenvolvimento de um sistema: o que levar para o fornecedor

O pedido de orçamento define a qualidade da resposta

Para orçar o desenvolvimento de um sistema, leve ao fornecedor cinco coisas: quais processos o sistema cobre, quem vai usá-lo, com quais sistemas ele conversa, que dados precisam ser migrados e quais exigências de acessibilidade e segurança valem. Sem isso, cada fornecedor preenche as lacunas do seu jeito, e as propostas deixam de ser comparáveis.

Este texto não traz valores, de propósito. Um número sem escopo não informa nada: só faz sentido depois que se sabe o que está sendo comprado. O assunto aqui é o pedido, porque é ele que decide se a proposta vai ser útil.

Um exemplo ilustrativo, hipotético. Dois fornecedores recebem o mesmo pedido: "um sistema para gerir os processos da área". O primeiro entende cadastro e consulta e orça isso. O segundo entende o fluxo completo, com etapas, aprovações e histórico, e orça outra coisa. As duas propostas respondem a perguntas diferentes, e o comprador acaba comparando o que não é comparável.

A diferença entre as duas propostas está no pedido, não no fornecedor. O pedido deixou a decisão de escopo na mão de quem estava orçando.

A Evo Tech cria sistemas sob demanda, com foco em órgãos públicos. Quando o objetivo é um sistema feito sob medida, a clareza do pedido pesa ainda mais, porque não existe produto pronto para servir de referência. Se você ainda está decidindo entre um produto de prateleira e um sistema próprio, vale ler antes o que é um sistema sob demanda.

O que o fornecedor precisa saber para orçar

Não é preciso ter um documento técnico. É preciso ter respostas, ainda que incompletas, para as perguntas abaixo.

Processos que o sistema vai cobrir

Descreva o que acontece hoje, do início ao fim: quem começa o processo, por quais etapas ele passa, quem aprova, onde ele termina e onde costuma travar. Uma frase como "controle de contratos" cabe em muitos tamanhos de projeto. Um fluxo descrito passo a passo, não.

Se o processo ainda não foi mapeado, esse é o primeiro trabalho, e o levantamento de requisitos é o caminho. Pergunte ao fornecedor se ele faz o levantamento como etapa separada, antes da proposta completa, e como isso é contratado.

Quem vai usar e em que volume

Liste os perfis de usuário: quem cadastra, quem aprova, quem só consulta, quem administra. Cada perfil tem telas e permissões próprias, e isso muda o tamanho do trabalho.

Informe também a ordem de grandeza do uso: se são dezenas de pessoas na mesma equipe ou milhares de acessos de público externo. O sistema é desenhado de forma diferente em cada caso, e o fornecedor precisa saber para qual delas.

Sistemas que já existem

Quase nenhum sistema novo nasce isolado. Ele precisa buscar um dado no sistema financeiro, enviar informação para outro órgão ou receber cadastros de uma base já em uso. Essa conexão é uma integração, e costuma ser uma das partes que mais pesam no esforço.

Para o fornecedor estimar, leve:

• quais sistemas precisam se conectar ao novo;
• quem mantém cada um deles, e se essa pessoa ou equipe está disponível para colaborar;
• se existe API documentada ou se a troca hoje é feita por arquivo, planilha ou acesso direto ao banco.

A diferença entre uma API documentada e nenhuma é grande. Se quiser entender melhor como funciona esse tipo de trabalho, veja a página de integrações de API.

Dados a migrar

Se o sistema novo vai substituir outro, ou uma planilha, os dados antigos precisam ir junto. Informe de onde eles vêm, em que formato estão, qual é a qualidade deles (duplicados, campos vazios, cadastros desatualizados) e quem é o dono da informação.

Dado sujo não impede a migração, mas entra no escopo. Se o fornecedor não souber que ele existe, também não vai orçar a limpeza.

Acessibilidade, segurança e disponibilidade

Diga logo se o sistema tem exigências próprias: padrões de acessibilidade que o órgão precisa cumprir, regras de proteção de dados, controle de acesso por perfil, trilha de auditoria, horário em que o sistema não pode ficar fora do ar. Cada uma dessas exigências vira trabalho, e pedir depois sai mais caro do que pedir no começo.

O texto sobre levantamento de requisitos trata desses requisitos não funcionais em detalhe. Para o orçamento, basta que estejam listados.

Registre também o que você não sabe

Um pedido honesto tem uma seção de dúvidas: não sabemos quantos usuários externos haverá, não sabemos se o sistema antigo tem API, não sabemos quem é o dono dessa base.

Peça, em contrapartida, que o fornecedor liste as premissas que assumiu para chegar à proposta. É a forma de descobrir onde ele preencheu uma lacuna por conta própria, antes que isso vire divergência no meio do projeto.

Custos que aparecem depois da entrega

Um sistema em produção continua tendo trabalho e despesa. A pergunta útil não é "quanto custa construir", e sim "o que a proposta cobre depois da entrega". Alguns fatores costumam entrar nessa conta:

• Hospedagem e infraestrutura. O sistema precisa rodar em algum lugar, e o consumo cresce com o uso.
• Licenças de terceiros. Componentes, bancos de dados e serviços externos podem ter licença ou cobrança recorrente.
• Evolução. Ninguém usa um sistema por meses sem descobrir o que falta nele.
• Treinamento. Quem vai operar precisa aprender, e entra gente nova na equipe.
• Mudança de norma ou de sistema integrado. Se a regra muda ou o outro sistema altera a API, o seu precisa acompanhar.

Pergunte a cada fornecedor quais desses itens estão na proposta, quais ficam por sua conta e quais serão cobrados à parte. Na Evo Tech, a operação, o suporte e a evolução depois da implantação fazem parte do contrato em sistemas sob medida. Independentemente de com quem você fale, vale que isso esteja escrito na proposta e não fique subentendido.

Como comparar propostas que chegaram em formatos diferentes

Quando as propostas chegam em formatos distintos, monte uma matriz simples. Use como linhas os mesmos itens do seu pedido: cada processo, cada integração, a migração de dados, as exigências de acessibilidade e segurança, o treinamento e a sustentação. Como colunas, os fornecedores. Em cada célula, marque uma de três situações: cobre, exclui ou deixa em aberto.

O resultado costuma ser revelador. A proposta de menor valor muitas vezes é a que mais itens exclui ou deixa em aberto. Nesse caso, ela não é mais barata: cobre um escopo menor, e a diferença aparece depois, como aditivo ou como funcionalidade que ficou de fora.

Alguns sinais merecem atenção:

• proposta que não menciona integração nem migração, sendo que o pedido as continha;
• escopo descrito em uma frase genérica, sem separar processos;
• premissas ausentes, como se nada tivesse sido presumido;
• nenhuma palavra sobre o que acontece depois da entrega.

Nenhum desses pontos desqualifica o fornecedor sozinho. Todos são motivos para uma pergunta antes de fechar.

Comparar com critério dá mais trabalho do que olhar o valor final. Em compensação, transforma a decisão em uma escolha entre escopos conhecidos, e não em uma aposta.