Dashboard próprio ou ferramenta de BI: quando construir o painel

Comece pela ferramenta de BI pronta

Quando a dúvida é entre construir e usar algo pronto, comece pela ferramenta de BI. Ela não exige projeto de software e põe os indicadores na tela em pouco tempo.

O dashboard próprio, construído dentro do sistema, vale em quatro situações: quando o indicador nasce do dado operacional do sistema, quando quem lê precisa agir a partir dele, quando ele precisa seguir os perfis de acesso e as regras do sistema e quando o público de fora precisa acessá-lo com requisitos que a ferramenta não atende.

Fora dessas quatro, o caminho mais curto costuma ser o mais sensato. Construir painel é construir software, com tudo o que isso traz: requisitos, manutenção, correção de erro e evolução.

O que ela entrega bem

Ferramentas de business intelligence existem para se conectar a bases e planilhas, cruzar informações e transformá-las em gráficos e tabelas que o gestor consegue ler. Power BI, Metabase e Looker Studio são exemplos conhecidos da categoria, citados aqui só como ilustração.

O que essa categoria entrega bem:

• conexão com várias fontes de dados sem escrever um sistema novo;
• gráficos, filtros e recortes que o próprio analista monta e ajusta;
• atualização agendada, no lugar do relatório refeito à mão toda semana;
• compartilhamento do painel com quem precisa acompanhar.

Quando a pergunta é "o que já aconteceu e como estamos indo", a ferramenta pronta costuma bastar.

Como começar sem esperar projeto

Comece por uma pergunta, não por uma tela. Qual decisão o gestor toma com esse número? Se ninguém sabe responder, o indicador ainda não precisa de painel.

Depois, um caminho enxuto:

1. Escolha os poucos indicadores que alguém usa de verdade hoje.
2. Escreva a definição de cada um: o que conta, o que não conta, de qual base vem.
3. Conecte a fonte e monte uma primeira versão com a área que vai usar.
4. Deixe rodando, colha a reação e só então amplie.

Uma primeira versão simples, validada com quem lê, ensina mais do que uma especificação longa feita antes de qualquer gráfico existir.

Quando o painel precisa fazer parte do sistema

A ferramenta de BI olha o sistema de fora. Isso é uma vantagem até o ponto em que o indicador deixa de ser só uma leitura e passa a ser parte do trabalho. É aí que o painel próprio começa a fazer sentido.

Dado operacional que nasce no próprio sistema

Alguns números só existem dentro do fluxo: quantos processos estão parados em cada etapa, há quanto tempo, com quem. Nesse caso, o dado é produzido a cada ação das pessoas no sistema.

Levar esse dado para fora, tratar e exibir pode funcionar. Mas, quando o indicador precisa refletir o que acabou de acontecer, calculá-lo dentro do sistema evita cópia, defasagem e uma camada extra para manter.

Agir a partir do número

Há uma diferença entre ver e agir. Um gráfico que mostra pedidos atrasados informa. Uma lista de pedidos atrasados com o botão para reatribuir, cobrar ou encerrar cada um resolve.

Quando o leitor precisa agir a partir do indicador, o painel e a operação deveriam estar na mesma tela. Separados, a pessoa vê o problema em um lugar, troca de sistema para agir e perde o contexto no caminho.

Perfil de acesso e regra de negócio iguais às do sistema

Num órgão, nem todo mundo pode ver tudo. Uma chefia enxerga a sua unidade, outra enxerga o conjunto, e há dado que só certos perfis podem acessar.

Se o sistema já tem perfis, permissões e regras de negócio, o painel próprio herda tudo isso. Numa ferramenta externa, é preciso reproduzir essas regras e mantê-las alinhadas toda vez que mudarem. Quando elas divergem, o risco é mostrar a alguém o que ele não deveria ver, ou um número que contradiz o do sistema.

Quando um ou mais desses três pontos aparecem, vale discutir um sistema sob medida com o painel dentro dele.

Dado confiável vem antes do gráfico

Painel bonito sobre dado ruim só espalha o erro com mais convicção. Antes de escolher entre ferramenta pronta e painel próprio, vale conferir quatro pontos.

Fonte única

Se o mesmo número vem de duas bases e elas não batem, o painel vai mostrar uma delas, e alguém vai discordar. Defina qual base é a fonte de cada indicador e trate as outras como cópia.

Definição do indicador

"Processo concluído" pode significar protocolado, despachado ou arquivado, conforme a área. Sem uma definição escrita e aceita por quem usa, cada pessoa lê o mesmo gráfico de um jeito.

Registre, para cada indicador: nome, fórmula, base de origem, periodicidade e responsável.

Integração entre bases

Muitos indicadores úteis dependem de cruzar sistemas que não foram feitos para conversar. Aí o gargalo raramente é o gráfico: é conseguir o dado de forma estável, sem exportar e colar arquivo toda semana.

Uma integração por API entrega o dado de forma padronizada e repetível, e serve tanto à ferramenta de BI quanto a um painel próprio. Veja como funcionam as integrações de API.

Planilha frágil

A planilha que circula por e-mail ajuda no começo, mas tem limites conhecidos: uma fórmula alterada sem querer muda todos os resultados, não há histórico confiável de quem mexeu em quê, e a versão correta depende de quem enviou por último.

Se o indicador de hoje vem de uma planilha mantida à mão, o primeiro passo costuma ser tirar o dado dali e levá-lo a uma fonte controlada. Só depois faz sentido discutir o painel.

Painéis abertos ao público

Há ainda um caso que muda a conversa: o painel que qualquer cidadão pode abrir. Aqui já não se trata de conveniência do gestor.

A Lei de Acesso à Informação, a Lei 12.527/2011, trata disso no art. 8º.

O caput fala do dever dos órgãos de divulgar informações de interesse coletivo independentemente de requerimento, e o §2º prevê essa divulgação em sítios oficiais. O §3º traz requisitos para os sítios, entre eles permitir a gravação de relatórios em formatos eletrônicos diversos, inclusive abertos e não proprietários, como planilhas e texto (inciso II), e possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina (inciso III).

A lei não exige dashboard, e ter um painel não significa, por si só, atender o artigo. O que ela descreve é o tipo de acesso que o dado deve ter. Para um painel público, isso pesa na escolha: além de gráficos legíveis, o órgão precisa pensar em como o cidadão baixa os dados e em como outro sistema os consome.

Na prática, quem planeja um painel aberto deve perguntar:

• o dado pode ser baixado em formato aberto, como planilha ou texto?
• existe uma forma de outro sistema ler esse dado sem raspar a tela?
• a atualização é feita por processo, e não por alguém que lembra de publicar?
• o painel funciona para quem usa leitor de tela e para quem acessa pelo celular?

Esse último ponto importa: acessibilidade em painel público é parte do trabalho, e não acabamento. Gráfico que só se entende pela cor deixa gente de fora.

Ferramentas prontas podem publicar painéis abertos. A decisão por um painel próprio entra quando o requisito de acesso, de integração com o portal ou de identidade do órgão pede mais controle do que a ferramenta oferece. Isso se avalia caso a caso, comparando o requisito com o que a ferramenta escolhida faz.

O que o indicador precisa fazer

A pergunta certa não é "qual é melhor", e sim "o que esse indicador precisa fazer". Se ele só informa, comece por uma ferramenta de BI pronta. Se nasce do dado operacional, pede ação ou precisa seguir os perfis de acesso do sistema, o painel dentro do sistema tende a compensar o investimento de construir. Se será aberto ao público, avalie o requisito de acesso e a ferramenta antes de decidir.

Em qualquer desses casos, o trabalho mais importante vem antes: definir o indicador, escolher a fonte e garantir que o dado chegue limpo.

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