Termo de referência para portal institucional: o que não pode faltar

O que costuma faltar no termo de referência de um portal

O que costuma faltar é o que garante que o portal funcione depois da entrega. O termo serve a quem redige, a quem fiscaliza e a quem vai executar o contrato.

Layout, módulos, perfis de usuário e funcionalidades costumam aparecer com detalhe. O que fica de fora é o destino do conteúdo e dos endereços do portal antigo, a forma de conferir a acessibilidade, quem sustenta o portal em produção e o que o órgão recebe ao final (código, documentação, acessos).

"Costuma faltar" é uma leitura editorial da Evo Tech sobre o que costuma dar problema na execução. Não é pesquisa nem levantamento de termos de referência reais.

A Lei 14.133/2021 define o termo de referência no art. 6º, inciso XXIII e lista ali os elementos que ele deve conter, da definição do objeto à adequação orçamentária. Confira a redação vigente lá: este texto não substitui a lei nem é parecer jurídico.

Os quatro itens, em ordem

O que segue é a leitura da Evo Tech sobre o que, na prática, costuma-se tratar em cada cláusula. Quatro itens merecem atenção:

1. Acessibilidade como critério de aceite que o fiscal consegue conferir.
2. Migração de conteúdo e das URLs do portal atual.
3. Sustentação depois da entrega, com responsáveis definidos.
4. O que fica com o órgão ao final do contrato, tratado junto da sustentação.

Acessibilidade como critério de aceite verificável

Escrever "o portal deverá estar em conformidade com o eMAG e com o WCAG" não é um critério de aceite. É uma intenção. O fiscal precisa de algo que possa conferir.

Um critério verificável diz:

• a norma e o nível: qual versão do WCAG e qual nível de conformidade, além do eMAG;
• o que será testado: páginas e modelos de página (home, notícia, formulário, busca, listagem), não "o portal inteiro";
• o método: verificação automática combinada com teste manual, incluindo navegação por teclado e leitor de tela, porque ferramenta automática não encontra tudo;
• quem aceita: quem confere, em que momento e o que acontece com o que for reprovado.

Exemplo ilustrativo (redação inventada para este texto, não é caso real nem trecho de contrato):

A diferença está em quem consegue responder "passou ou não passou" sem interpretar. No critério vago, a conformidade vira opinião, e a discussão acontece justamente no aceite, quando o prazo já está curto. No verificável, a pergunta tem resposta antes de o trabalho começar.

Escrito assim, o critério vale para a entrega e para as alterações futuras: toda página nova que seguir um desses modelos herda o mesmo padrão de conferência. A acessibilidade desde o protótipo é parte do trabalho de criação de sites e portais institucionais.

Migração de conteúdo dentro do escopo

Quando o portal novo substitui o atual, o conteúdo antigo existe e tem endereços em circulação. Se a migração não está no termo, ela vira discussão no meio do contrato: quem leva o quê, até quando, a que custo.

O termo precisa dizer, no mínimo:

• que o inventário do conteúdo e das URLs atuais faz parte do escopo;
• o que será migrado, o que será descartado e quem decide;
• que cada endereço antigo terá um destino definido (o mesmo endereço, um redirecionamento ou a retirada declarada);
• quem confere o resultado e como.

Exemplo ilustrativo de como esse inventário pode aparecer no anexo do termo (URLs genéricas, sem relação com nenhum portal real):

Repare que a retirada também é um destino, e precisa de dono: alguém do órgão decide que aquele conteúdo sai, e isso fica registrado. Sem essa linha, o endereço antigo simplesmente deixa de funcionar, e quem o guardou em um documento, em uma página de outro órgão ou em um favorito encontra um erro. A tabela também dá ao fiscal algo concreto para conferir depois da migração, endereço por endereço.

O raciocínio completo, linha a linha, está no texto sobre o mapa de redirecionamentos na migração de portal. Em portais em Plone, essa frente é a de migração e atualização, tratada em Plone para governo.

Sustentação e documentação depois da entrega

O portal entra no ar e continua precisando de alguém. Falha aparece, dependência fica desatualizada, a equipe de conteúdo tem dúvida. O termo que só trata da construção deixa essa pergunta sem resposta.

Vale registrar por escrito:

• quem corrige falhas e quem aplica atualizações de segurança;
• quem apoia a equipe de conteúdo no uso do dia a dia (o fluxo de publicação em portal mostra como essa rotina costuma ser organizada);
• como as solicitações chegam e como o órgão acompanha o atendimento.

Prazos e níveis de atendimento dependem do órgão e do contrato. O ponto é que existam, com responsável. Sem isso, cada chamado vira negociação, e a equipe de conteúdo não sabe a quem recorrer quando a publicação trava.

Há também o que fica com o órgão ao final: código-fonte, documentação técnica, acessos, ambiente de execução e os direitos de uso sobre o que foi desenvolvido. Esses itens entram nos requisitos do termo e na especificação do que será entregue. Propriedade e cessão de direitos são cláusula escrita, não suposição. Se o termo não diz, o órgão pode descobrir só no encerramento que depende do fornecedor para qualquer mudança. A sustentação de portais é uma das frentes de Plone para governo.

Uma pergunta para revisar o rascunho

Uma boa pergunta para revisar o rascunho: se o fornecedor sumisse no dia seguinte ao aceite, o órgão teria o conteúdo, os endereços, a documentação e os acessos para seguir sozinho? Se alguma resposta é "depende", falta uma cláusula.

O termo não precisa ser longo. Precisa ser claro sobre o que será conferido e sobre o que o órgão leva ao final.

Se o portal é novo, ou se o atual precisa ser substituído, a Evo Tech trabalha com criação de sites e portais institucionais e com Plone para governo. Falar com um especialista ajuda a definir o que entra no termo.